Προβολή Σημαντικού Γεγονότος

Ενημέρωση για την εφαρμογή του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ)

στον ΕΛΚΕ

Αγαπητοί Συνάδελφοι,

Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε σχετικά με το Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ) το οποίο σκοπό έχει τη συλλογή, επεξεργασία και δημοσιοποίηση όλων των σταδίων ανάθεσης και εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων σύμφωνα με το άρθρο 11 του ν. 4013/2011 «Σύσταση Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων». Η υποχρέωση καταχώρισης στο ΚΗΜΔΗΣ για τα Ν.Π.Δ.Δ., όπως είναι το Ίδρυμά μας, ξεκίνησε την 02.04.2013 σύμφωνα με το άρθρο 11 του ν. 4013/2011 και την Κατευθυντήρια Οδηγία 7/2015 της ΕΑΑΔΗΣΥ (ΑΔΑ: Ω0Ζ7ΟΞΤΒ-ΕΛΙ). Τον Δεκέμβριο του 2013 οι ΕΛΚΕ των ΑΕΙ έκαναν αίτημα προς την Ενιαία Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων για εξαίρεσή τους από το ΚΗΜΔΗΣ κατόπιν απόφασης του Συντονιστικού Οργάνου των Προέδρων των Επιτροπών Ερευνών των ΑΕΙ της χώρας το οποίο δεν έγινε δεκτό όπως προκύπτει από το Ιβ της Κατευθυντήριας Οδηγίας 7/2015. Η διάταξη του άρθρου 4 του Ν. 4354/2015 έδωσε παράταση για την καταχώριση, από το αρμόδιο όργανο, των απαιτούμενων από τον νόμο πράξεων και στοιχείων δημοσίων συμβάσεων μέχρι και τις 31/1/2016. Η εν λόγω παράταση έδωσε την ευκαιρία να αποκατασταθούν παραλείψεις και να αποφευχθεί  η επιβολή δημοσιονομικών διορθώσεων και η αντίστοιχη επίπτωση στην εισροή πόρων.   

Σύμφωνα με την Κατευθυντήρια Οδηγία 7, Β. «Πεδίο εφαρμογής - Υπόχρεοι φορείς» από 08.08.2015 είναι υποχρεωτική η καταχώριση στοιχείων στο ΚΗΜΔΗΣ(πρωτογενούς αιτήματος, εγκεκριμένου αιτήματος, προκήρυξης, σύμβασης, εντολών πληρωμής), για την εκτέλεση έργων, προμήθεια αγαθών ή παροχής υπηρεσιών, που αφορούν σε όλες τις δημόσιες συμβάσεις ανεξαρτήτως ποσού (άρθρο 139, Ν. 4281/2014).

Η Κατευθυντήρια Οδηγία 7/2015, παράγραφος Δ. «Στοιχεία προς καταχώριση στο ΚΗΜΔΗΣ» ορίζει ως εξής : «Τα στοιχεία κατά τα στάδια ανάθεσης και εκτέλεσης των δημοσίων συμβάσεων που καταχωρίζονται αμελλητί από τον εισηγητή/συντάκτη στο ΚΗΜΔΗΣ αφορούν:

α) πρωτογενή αιτήματα, δηλαδή τα θεμελιωμένα αιτήματα για προμήθεια αγαθών ή παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση δημοσίων έργων, πριν από τη σχετική ανάληψη δέσμευσης πίστωσης. Επίσης, ως πρωτογενές αίτημα θεωρείται το αίτημα που γίνεται άπαξ κάθε χρονιά από τη Διαχειριστική Αρχή για να εξασφαλιστούν οι σχετικές πιστώσεις από τον ετήσιο τακτικό προϋπολογισμό καθώς και το αίτημα της Υπηρεσίας προς τη Διαχειριστική Αρχή (μετά από σχετική πρόσκληση), συνοδευόμενο από το τεχνικό δελτίο & 
β) εγκεκριμένα αιτήματα, δηλαδή όλα τα αιτήματα, για τα οποία έχει εγκριθεί η αντίστοιχη δαπάνη είτε με τον Αριθμό Ανάληψης Υποχρέωσης, εφόσον η δαπάνη υπάγεται στη διαδικασία του π.δ. 113/2010 (Α΄ 194), είτε με την ένταξή τους σε αντίστοιχο προϋπολογισμό ή ΣΑΕ ή ανάλογη διαδικασία. Επίσης, ως εγκεκριμένο αίτημα θεωρείται η πράξη αρμόδιου οργάνου πολυετούς δέσμευσης.
γ) προκηρύξεις/προσκλήσεις και ειδικότερα το πλήρες κείμενο διακηρύξεων ή προσκλήσεων που αφορούν σε εγκεκριμένα αιτήματα ανάλογα με την ακολουθητέα διαδικασία
δ) συμβάσεις
ε) εντολές πληρωμών, δηλαδή όλες οι εντολές για ενταλματοποίηση ή οι εντολές πληρωμής καθώς και τα στοιχεία των σχετικών τιμολογίων (ιδίως αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, ποσό, εκδών οικονομικός φορέας). Επίσης, τα διαβιβαστικά με τα οποία το ένταλμα πληρωμής και τα δικαιολογητικά δαπάνης αποστέλλονται στην ΥΔΕ για έλεγχο ή στον Υπόλογο για πληρωμή ή στην Υπηρεσία Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου».

Για την εκπλήρωση της ανωτέρω απαίτησης είμαστε υποχρεωμένοι να τροποποιήσουμε την διαδικασία προμηθειών ειδών και υπηρεσιών με στόχο την αποτελεσματικότητα, την ευελιξία και την απλοποίηση των διαδικασιών στο βαθμό που επιτρέπει το προαναφερθέν νομοθετικό πλαίσιο. 

Α) Ειδικότερα, η μεθοδολογία που θα ακολουθηθεί για τα πρωτογενή αιτήματα και τα εγκριτικά τους είναι η εξής:    

•    Κάθε Επιστημονικός Υπεύθυνος θα υποβάλει στον ΕΛΚΕ για κάθε προμήθεια ειδών/υπηρεσιών που επιθυμεί να πραγματοποιήσει μέχρι του ποσού 5.869,00 € πλέον ΦΠΑ πρωτογενές αίτημα με την χρήση υποδείγματος (το οποίο είναι διαθέσιμο στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ http://www.elke.uoa.gr/docs_elke.aspx#8). Επισημαίνεται ότι και στην περίπτωση χορήγησης προκαταβολής από τον ΕΛΚΕ απαιτείται η υποβολή πρωτογενούς αιτήματος για την προμήθεια ειδών/υπηρεσιών που θα πληρωθούν από την προκαταβολή αυτή. 
•    Κάθε Επιστημονικός Υπεύθυνος θα υποβάλει στον ΕΛΚΕ το Ε-ΔΠ-07-Ε3 «Έντυπο Προϋπολογισμού» (το οποίο είναι διαθέσιμο στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕhttp://www.elke.uoa.gr/docs_elke.aspx#2) για κάθε έργο εκτός από τα έργα ΕΣΠΑ ως εξής: 

Α) Για τα Ευρωπαϊκά Προγράμματα, τις Κλινικές Μελέτες και για όλα τα προγράμματα που έχουν συγκεκριμένο χρονικό διάστημα υλοποίησης για τοσύνολο του έργου με την αποδοχή του έργου από τον Φορέα Χρηματοδότησης και,
Β) Για τα λοιπά έργα (Νοσήλια, ΠΜΣ, Οικονομικές Ενισχύσεις κλ.π.) σε ετήσια βάση με το αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου για άνοιγμα κωδικού έρευνας.
Η έγκριση του Ε-ΔΠ-07-Ε3 «Εντύπου Προϋπολογισμού» από την Επιτροπή Ερευνών θα αναρτάται στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» και στο ΚΗΜΔΗΣ ως το εγκεκριμένο αίτημα των πρωτογενών αιτημάτων που αφορούν τις προμήθειες ειδών/υπηρεσιών μέχρι του ποσού 5.869,00 € πλέον ΦΠΑ εφόσον υπάρχουν οι αντίστοιχες πιστώσεις.
Θα σας κοινοποιείται από τον ΕΛΚΕ ο αριθμός ΑΔΑ της έγκρισης του Ε-ΔΠ-07-Ε3 «Εντύπου Προϋπολογισμού» προκειμένου να επισυνάπτεται στο Πρωτογενές Αίτημα για να υπάρχει ο συσχετισμός του αιτήματος και της έγκρισής του. Επίσης, θα σας κοινοποιείται από τον ΕΛΚΕ ο αύξων αριθμός προμήθειας που θα λαμβάνει το αίτημα πρωτογενούς από το πληροφοριακό σύστημα του ΕΛΚΕ προκειμένου να επισυνάπτεται στην εντολή πληρωμής για να συσχετίζεται αυτή με το πρωτογενές αίτημα που αντιστοιχεί. 

•    Μετά την ανάρτηση του πρωτογενούς αιτήματος στο ΚΗΜΔΗΣ και του εγκριτικού του θα σας κοινοποιείται ο αριθμός ΑΔΑΜ του πρωτογενούς και του εγκριτικού του προκειμένου να προβείτε στην διενέργεια της δαπάνης για ποσά μέχρι 2.499 ευρώ πλέον ΦΠΑ. Για ποσά από 2.500 ευρώ πλέον ΦΠΑ και άνω που αφορά τον ίδιο προμηθευτή καταρτίζονται υποχρεωτικά συμβάσεις εγγράφως.
•    Κάθε Επιστημονικός Υπεύθυνος θα υποβάλει στον ΕΛΚΕ για κάθε προμήθεια ειδών/υπηρεσιών που επιθυμεί να διενεργήσει διαγωνισμό από 5.870,00 € πλέον ΦΠΑ και άνω, αίτημα για διενέργεια διαγωνισμού. Μετά την έγκρισή του από την Επιτροπή Ερευνών η οποία θα αποτελεί το εγκριτικό του αιτήματος θα μπορεί να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για την διενέργεια του διαγωνισμού. 

 

Β) Ειδικότερα, η μεθοδολογία που θα ακολουθηθεί για τις προκηρύξεις είναι η εξής:
Αναρτάται για τις προμήθειες/αναθέσεις υπηρεσιών από 20.001€  συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και άνω η προκήρυξη του εκάστοτε διαγωνισμού στο ΚΗΜΔΗΣ από το Γραφείο Προμηθειών του ΕΛΚΕ συνδεδεμένη με το πρωτογενές αίτημα που αυτή θα αφορά. 
Επισημαίνεται ότι οι προκηρύξεις θα πρέπει να ορίζουν το τίμημα και την ποσότητα ανά είδος δεδομένου ότι  αφενός σύμφωνα με το άρθρο 2 του Π.Δ. 118/2007 στην προκήρυξη  είναι υποχρεωτικό να αναγράφονται «…..το είδος, η ποσότητα, …..και η αντίστοιχη προϋπολογισθείσα δαπάνη» και αφετέρου απαιτείται από το ΚΗΜΔΗΣ η καταχώριση ποσότητας ανά είδος, συμβατικού τιμήματος ανά προμηθευτή και του κοινού λεξιλογίου για τις δημόσιες συμβάσεις (CPV). 
Για ευελιξία στη διακήρυξη θα μπαίνει προαίρεση ανάλογα με την περίπτωση για κατακύρωση μεγαλύτερης ή μικρότερης ποσότητας ειδών ή για χρήση του προϋπολογισμού που δεν απορροφήθηκε μετά την κατακύρωση.

Γ) Ειδικότερα, η μεθοδολογία που θα ακολουθηθεί για τις συμβάσεις είναι η εξής:
Είναι υποχρεωτική η καταχώριση της σύμβασης στο ΚΗΜΔΗΣ, στο στάδιο σύναψής της και πριν από την εκτέλεση οποιασδήποτε σχετικής δαπάνης. 
Για κάθε προμήθεια/ανάθεση υπηρεσιών, ανεξάρτητα εάν είναι απευθείας ανάθεση ή στο πλαίσιο διαγωνιστικής διαδικασίας, από 2.500 ευρώ πλέον ΦΠΑ και άνω, που αφορά τον ίδιο προμηθευτή, καταρτίζονται υποχρεωτικά συμβάσεις εγγράφως οι οποίες και αναρτώνται στο ΚΗΜΔΗΣ. Για τα ποσά κάτω των 2.500 ευρώ πλέον ΦΠΑ δεν απαιτείται η έγγραφη σύναψη σύμβασης και δεν αναρτάται κάτι σε αυτό το στάδιο. 

Δ) Ειδικότερα, η μεθοδολογία που θα ακολουθηθεί για τα εντάλματα πληρωμής είναι η εξής:
Τα εντάλματα πληρωμής μετά τον έλεγχό τους θα αναρτώνται στο πρόγραμμα «Διαύγεια» και στην συνέχεια στο ΚΗΜΔΗΣ πριν την πληρωμή τους. 

Επισημαίνεται ότι σύμφωνα με την Κατευθυντήρια Οδηγία 7/2015 της ΕΑΑΔΗΣΥ, παράγραφος Ε «Συνέπειες μη καταχώρισης»: η καταχώριση αιτημάτων και δημοσίων συμβάσεων στο ΚΗΜΔΗΣ καθώς και η αναφορά του Αριθμού Διαδικτυακής Ανάρτησης - ΑΔΑ αποτελούν στοιχεία της κανονικότητας της δαπάνης.

Κατά συνέπεια, σε περίπτωση μη καταχώρισης στο ΚΗΜΔΗΣ των στοιχείων των δημοσίων συμβάσεων από τους υπόχρεους προς τούτο φορείς, η δαπάνη δεν θεωρείται κανονική και δεν δύναται να πληρωθεί, είτε αυτό αποτελεί αντικείμενο ελέγχου της ΥΔΕ, είτε άλλου αρμοδίου οργάνου. Στο σημείο αυτό επισημαίνεται ότι η μη καταχώριση στο ΚΗΜΔΗΣ εγείρει πειθαρχικές ευθύνες στους εμπλεκόμενους. 

Ευελπιστούμε στην συνεργασία όλης της ακαδημαϊκής κοινότητας για την επιτυχή εφαρμογή του ανωτέρω νομοθετικού πλαισίου που είμαστε υποχρεωμένοι να εφαρμόσουμε για την εκτέλεση των έργων που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ. Παράλληλα, συνεχίζονται οι προσπάθειες από την Διοίκηση για την τροποποίηση του νομοθετικού πλαισίου με στόχο πάντα την απλοποίηση των διαδικασιών εφαρμογής στους ΕΛΚΕ. 

---